Защо управлението на данни е важно?

Информацията е в центъра на вземането на решения. Чрез промяна на данните, върху които работят лицата, вземащи решения, организацията ще постигне различен резултат. Следователно получаването на най-пълната и подходяща информация е ключът към ефективността на всички действия. Но как точно да филтрираме необходимата и критична информация, без която предприетите мерки би трябвало да водят в неефективна посока? Отговорът е ефективен, изпълняван в съответствие с алгоритми, които оптимизират механизмите за обработка, съхранение и обмен на данни. в управлението на данни то е скрито.

Какво пречи да извлечете максимума от данните?

Съхранение на данни на всички нива на организационната йерархия

Има обща тенденция да се крие негативна информация. Ръководството прави това, за да избегне паниката сред подчинените и масовите работници от страх да не загубят работата си. В резултат на това страна в неравностойно положение в дейността на фирма или организация може да остане скрита за дълго време.

Замърсяване на данните

В процеса на циркулация данните нарастват с ненадеждна информация и колкото по-трудно е да се отървете от нея, толкова повече успява да избяга от основните канали. Например един от служителите е направил грешка в отчета и е дал грешни числа. Ако това не бъде забелязано навреме, те ще бъдат възпроизведени от много други инстанции, които ги възприемат като надеждни.

Забавяне на обмена на информация

Ако данните се съхраняват на различни места и няма единен запис за тях, може да е трудно да бъдат извлечени в правилния момент.

• В преддигиталната ера това съответстваше на ситуация, при която данните за ефективността на всеки отдел на организацията се съхраняваха в много папки, настолни компютри и трезори. Не винаги е било възможно да ги открием в точното време.
• В съвременния дигитален свят това означава, че няма отворена и прозрачна система за разпространение на информация според мястото, където е събрана. В този случай служителят знае със сигурност, че тази информация се съхранява някъде, но не може да каже точно в коя от многото папки.

Какво включва ефективното управление на данни?

Какви трябва да бъдат механизмите за работа с информация, за да се откриват грешките своевременно, да се филтрират „ненужните“ данни и да се извличат обективни данни, а не само тези в полза на лицето, което ги описва?

Управлението на данни е подобно на откриването на изпълнението на всички процеси за обмен на информация съгласно контролен списък. Стълбовете на този процес са следните:

• Контрол върху приемането и предаването на данни. В първия случай е необходимо да се уверите, че информацията е получена изцяло от всички необходими отдели или ключови лица. Второ – създаване на строги филтри за това кой има право на достъп до получената информация. Това е важно не само поради проблемите на икономическата безопасност, но и за институционалната хигиена. Претоварването с ненужна информация не само допринася за повишаване на производителността на труда, но и я забавя.
• Систематизиране на данните. В организацията трябва да се разработи карта за съхранение на данни, която да улесни намирането на желаната информация.
• Метод на съхранение. Изборът на метод за съхранение зависи от броя на хората, които се нуждаят от непрекъснат достъп до тази информация. Ако е само един човек, може да се съхранява в сейф или на твърд диск. Въпреки това, ако определена информация е необходима постоянно на широк кръг служители, тя трябва да бъде поставена в облачно хранилище, за да се сведе до минимум времето, прекарано в достъп до тази информация.

Колкото по-ясни са алгоритмите за получаване, обмен и съхраняване на данни в една организация, толкова по-малък е проблемът със загубата или изтичането на важна информация. И двете пречат на ефективното функциониране на компанията. Справяйки се със задачата за ефективно управление на данните, компанията значително ще се утвърди в обективната реалност, която не е изкривена от прекомерни или липса на знания.